Para cada BREF, la Oficina Europea de Investigación para la Transformación Industrial y las Emisiones (EU-BRITE) crea un Grupo de Trabajo Técnico (GTT) con objeto de intercambiar información sobre las MTD. Los GTT suelen estar formados por entre 100 y 200 expertos.
EU-BRITE organiza el trabajo de los grupos de trabajo técnico, fomenta el intercambio de información, realiza un análisis científico y técnico de la gran cantidad de información intercambiada, propone soluciones de compromiso sobre asuntos en los que las opiniones de los miembros de los GTT difieren y escribe el BREF. La Oficina Europea IPPC actúa como órgano neutral, permanente y competente desde el punto de vista técnico para todos los GTT.
El procedimiento para elaborar o revisar un BREF incluye varias reuniones plenarias de los GTT, reuniones de subgrupos, visitas a instalaciones y sometimiento de borrador a comentarios.
Las disposiciones prácticas para el intercambio de información se establecen en la Decisión de Ejecución de la Comisión 2012/119 según el artículo 13, apartado 3, letra c), y letra d), de la Directiva sobre emisiones industriales (DEI), 2010/75/UE modificada por la Directiva (UE) 2024/1785 sobre las emisiones industriales (prevención y control integrados de la contaminación).
Estos documentos tienen como finalidad orientar a la Oficina Europea IPPC y a los miembros de los GTT en la elaboración y revision de toda la serie de BREFs.
Cuando se finaliza cada BREF, EU-BRITE lo presenta formalmente al Foro del Artículo 13 de la DEI. Este Foro es un grupo formal de expertos compuesto por representantes de los Estados Miembros, de las industrias afectadas y de organizaciones no gubernamentales promotoras de la protección del medio ambiente. Posteriormente, el Comité del Artículo 75 de la DEI ratifica las conclusiones MTD, las cuales son publicadas como Decisiones de Ejecución en el Diario Oficial de la Unión Europea.